| Razón social | Broad Marketing System S.A.S. |
| NIT | [NIT de la empresa] |
| Domicilio | Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia |
| Correo electrónico | info@broadmarketingsystem.com |
| Teléfono / WhatsApp | +57 313 507 1395 |
| Sitio web | www.broadmarketingsystem.com |
2 Marco Legal
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales se elabora en cumplimiento de las siguientes normas:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho a la intimidad y al Habeas Data).
- Ley 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales.
- Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012.
- Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
- Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
3 Definiciones
Para efectos de la presente política, se adoptan las definiciones establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:
| Término | Definición |
|---|
| Dato personal | Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. |
| Dato sensible | Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. |
| Titular | Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. |
| Responsable | Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento. En este caso, Broad Marketing System S.A.S. |
| Encargado | Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable. |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, entre otras). |
| Habeas Data | Derecho fundamental que tiene toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ella en bases de datos. |
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento. |
| Base de datos | Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. |
4 Principios que rigen el tratamiento
Broad Marketing System S.A.S. observará en todo momento los siguientes principios:
- Legalidad: El tratamiento se sujeta a las disposiciones legales vigentes.
- Finalidad: Los datos se recopilan con finalidades determinadas, explícitas y legítimas.
- Libertad: El tratamiento solo se efectúa con la autorización previa, expresa e informada del titular.
- Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
- Transparencia: Se garantiza al titular el derecho a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
- Acceso y circulación restringida: Los datos no estarán disponibles en internet ni medios masivos, salvo que sean de acceso público.
- Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
- Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a guardar reserva de la información.
5 Datos personales recolectados
Broad Marketing System S.A.S. podrá recolectar y tratar las siguientes categorías de datos personales:
5.1 Datos de identificación
- Nombre completo
- Número de identificación (cédula de ciudadanía, pasaporte u otro documento)
- Fecha de nacimiento
5.2 Datos de contacto
- Correo electrónico
- Número de teléfono / WhatsApp
- Dirección de domicilio o despacho
- Ciudad y país de residencia
5.3 Datos transaccionales y comerciales
- Historial de compras y pedidos
- Preferencias de productos
- Método de pago (sin datos completos de tarjetas)
- Información de envío y entrega
5.4 Datos de navegación y uso
- Dirección IP
- Tipo de dispositivo y navegador
- Páginas visitadas en el sitio web
- Interacciones con mensajes de WhatsApp y correos electrónicos
Nota: Broad Marketing System S.A.S. no recolecta datos sensibles. En caso excepcional de tratar datos sensibles, se informará previamente al titular sobre el carácter facultativo de la autorización y los derechos que le asisten. El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
6 Tratamiento de datos de menores de edad
Broad Marketing System S.A.S. no realiza de manera intencional el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. En caso de que se requiera el tratamiento de datos personales de menores de edad, este se realizará únicamente cuando responda y respete el interés superior de los mismos, y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales. En tales casos, se solicitará la autorización previa y expresa del representante legal del menor.
7 Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados serán utilizados para las siguientes finalidades:
- Gestionar el registro, atención y seguimiento de clientes y prospectos.
- Procesar, confirmar y despachar pedidos de productos.
- Enviar notificaciones relacionadas con el estado de pedidos, guías de envío y entregas.
- Ejecutar campañas de recompra y fidelización mediante WhatsApp y correo electrónico.
- Enviar comunicaciones comerciales, promociones y contenido educativo relacionado con los productos distribuidos.
- Realizar estudios de mercado, análisis de comportamiento del consumidor y mejora de productos y servicios.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
- Gestionar el acceso y uso del sitio web y sus herramientas interactivas (cursos, calculadoras, quiz).
- Atender solicitudes, quejas, reclamos y consultas de los titulares.
- Mantener actualizado el Customer Relationship Management (CRM) de la compañía.
7.1 Mecanismos de obtención de autorización
Broad Marketing System S.A.S. solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual podrá ser obtenida a través de:
- Formularios físicos o electrónicos en el sitio web.
- Casillas de aceptación (checkbox) en procesos de registro, compra o suscripción.
- Mensajes de datos a través de WhatsApp, chatbots u otras herramientas de mensajería.
- Correos electrónicos.
- Aceptación de términos y condiciones.
- Conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su autorización.
En todos los casos, la autorización será conservada como prueba del consentimiento otorgado. El titular podrá revocarla en cualquier momento.
8 Derechos de los titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen los siguientes derechos:
- Conocer los datos personales que Broad Marketing System S.A.S. tiene sobre ellos.
- Actualizar los datos personales cuando sean parciales, inexactos, incompletos o fraccionados.
- Rectificar los datos personales cuando sean inexactos o induzcan a error.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa vigente.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando el tratamiento no respete los principios y derechos establecidos en la Ley.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
9 Procedimiento para ejercer los derechos
El titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:
✉️
Correo electrónico
info@broadmarketingsystem.com
💬
WhatsApp
+57 313 507 1395
📍
Dirección física
Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia
La solicitud deberá contener como mínimo:
- Nombre completo e identificación del titular.
- Descripción clara de los datos sobre los cuales se solicita ejercer el derecho.
- Documentos que soporten la solicitud, de ser aplicable.
- Dirección física o electrónica para notificación de la respuesta.
Tiempos de respuesta:
- Consultas: máximo 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles adicionales con justificación previa.
- Reclamos: máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles adicionales con justificación previa.
10 Transferencia y transmisión de datos
En los casos de transferencia o transmisión internacional de datos personales, Broad Marketing System S.A.S. garantizará que dichas operaciones se realicen de conformidad con lo establecido en la normativa colombiana vigente. Para ello, verificará que el país receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos reconocidos por la autoridad competente, o en su defecto, adoptará medidas contractuales y técnicas necesarias (cláusulas contractuales, acuerdos de confidencialidad y estándares internacionales de seguridad de la información).
11 Seguridad de la información
Broad Marketing System S.A.S. adoptará las siguientes medidas técnicas, humanas y administrativas:
- Acceso restringido a las bases de datos mediante credenciales seguras.
- Cifrado de datos en tránsito mediante protocolo HTTPS.
- Uso de plataformas tecnológicas certificadas con estándares de seguridad internacionales.
- Capacitación del personal en protección de datos personales.
- Revisión periódica de las medidas de seguridad implementadas.
- Definición de niveles de acceso a la información según roles y responsabilidades.
- Protocolos de gestión de incidentes de seguridad.
- Copias de respaldo (backups) de la información crítica.
12 Uso de cookies y tecnologías de seguimiento
El sitio web de Broad Marketing System S.A.S. podrá utilizar cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, analizar el comportamiento de navegación y optimizar los servicios ofrecidos. Las cookies permiten recopilar información sobre el tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas y tiempo de permanencia en el sitio.
El titular podrá configurar su navegador para rechazar el uso de cookies; sin embargo, esto puede afectar el funcionamiento adecuado de algunas funcionalidades del sitio.
13 Vigencia de la política y de las bases de datos
La presente Política entrará en vigencia a partir de la fecha indicada en el encabezado y estará disponible permanentemente en el sitio web www.broadmarketingsystem.com.
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables. Una vez cumplida la finalidad o vencidos los plazos legales, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados.
14 Modificaciones a la política
Broad Marketing System S.A.S. se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será informado a los titulares a través del sitio web y/o mediante comunicación directa al correo electrónico o WhatsApp registrado, con un aviso previo de al menos diez (10) días hábiles antes de su entrada en vigencia.